การใส่ Text Header/Footer และ Image Header/Footer ในโปรแกรมเอ็กเซล
( Microsoft Excel)
การใส่ Header Footer เชื่อว่าหลายๆคนเคยทำมาแล้วใน
Microsoft Word แต่มีหลายคนที่ไม่เคยทำใน
Microsoft Excel ฟังดูเหมือนเรื่องง่าย
แต่เชื่อไหมครับว่า มีคนใส่ Header Footer ใน Excel ไม่เป็น
โดยเฉพาะการใส่รูปภาพเข้าไปใน Header/footer ใน Excel พยายามมาเป็นวันๆ
ก็ยังทำไม่ได้ (จริงๆมันเป็นเรื่องง่ายๆนั่นแหละครับ
แต่บางครั้งเรื่องง่ายสำหรับใครหลายๆคน ก็เป็นเรื่องที่เส้นผมบังภูเขาของอีกหลายคนเช่นกัน
ผมจึงถือโอกาสนี้เขียนวิธีการใส่ Header/footer ในโปรแกรม Excel ให้กับคนที่หาวิธีทำไม่เจอ
ในตัวอย่างนี้ผมใช้ Microsoft
Excel 2019 นะครับ
วิธีทำ
1. เปิดไฟล์
เอ็กเซล (Excel) ของเราที่ต้องการนำมาใส่
Header/Footer ขึ้นมา,จากนั้นคลิ้กที่แท็บ
Insert,Text,Header &
Footer ดังภาพด้านล่างนี้ครับ
2. เมื่อคลิ้กที่
Header & Footer แล้ว
จะปรากฏตารางแนวนอนขึ้น แบ่งเป็น 3 ช่อง ซ้าย, กลาง, ขวา
(สังเกตุที่หน้าแรก), และเอ็กเซลยังแสดงมุมมองให้เราเห็นว่าหน้าถัดไป (หน้าสอง,
และหน้าต่อไป) มีการเว้นช่องว่างไว้สำหรับ
Header/footer ในทุกๆหน้าด้วย
โดยหน้าถัดไป (ตามภาพคือหน้าสอง) ถ้าเรายังไม่ได้เอาเม้าส์ไปชี้
เอ็กเซลจะแสดงคำว่า Add
Header เพื่อเป็นการบอกว่าส่วนนี้คือส่วนที่เว้นไว้สำหรับให้ใส่ส่วนหัวของเอกสาร
ตามภาพด้านล่างนี้
3. เรามาดูในส่วนท้ายของเอกสารบ้าง
ก็จะถูกเว้นไว้สำหรับใส่ Footer
ด้วยเช่นกัน
เมื่อเราเลื่อนมาด้านล่างเอกสารส่วนท้ายของแต่ละหน้าของเอกสารจะปรากฏข้อความ Add footer เว้นรอไว้
ให้เราใส่ส่วนท้ายของเอกสารดังภาพด้านล่างนี้
4. เราจะลองใส่ข้อความในส่วนของ
Header ดังนั้นให้เลื่อนไปที่ด้านบนที่หน้าแรก..ในตัวอย่างนี้เราจะลองใส่
Header ที่เป็นข้อความไว้ด้านซ้าย
และขวา ส่วนตรงกลางเราจะใส่รูปภาพ
(เราจะใส่ข้อความ รูปภาพ ตรงไหนก็ได้ใน 3 ช่องนี้ ขึ้นอยู่กับเราครับ)
ให้เราคลิ้กที่ช่องตารางด้านซ้าย แล้วพิมพ์ข้อความลงไป
จากนั้นคลิ้กช่องตารางด้านขวา ดูที่ลูกศรประกอบ ดังภาพด้านล่างนี้
5. เมื่อพิมพ์เสร็จ
เราจะเห็นว่า หน้าอื่นๆก็จะปรากฏข้อความที่เราพิมพ์ใน Header ที่หน้าแรกด้วยดังภาพ
6. เราสามารถใส่สี
ขนาดตัวอักษร,ใสฟ็อนท์, ตัวหนา,ตัวเอียง,ขีดเส้นใต้ได้โดยไปที่แท็บ Home ดังภาพด้านล่างนี้
7. การใส่เลขหน้า,จำนวนหน้าทั้งหมด,วันที่
เวลาปัจจุบัน,ชื่อไฟล์,เส้นทางไฟล์,ชื่อ worksheet ทำได้ที่แท็บ Design
สมมติว่าเราต้องการจะใส่เลขหน้า และจำนวนหน้าทั้งหมด ให้เราทำดังนี้
โดยให้คลิ้กที่ช่องใน
header หรือ footer ที่เราต้องการจะใส่ก่อน
แล้วจากนั้นไปคลิ้กที่
Page Number (หมายเลขหน้า)
เมื่อกดที่ Page Number จะได้โค้ดแทนเลขหน้าคือ
&[Page] ปรากฏขึ้นมา
จากนั้นให้พิมพ์เครื่องหมาย
/ ต่อท้ายเพื่อใช้เป็นตัวคั่นระหว่างเลขหน้า
กับจำนวนหน้าทั้งหมด
ก็จะได้โค้ดเป็น
&[Page]/
จากนั้นให้เราคลิ้กที่
Number of Pages ก็จะได้โค้ดทั้งหมดเป็น
&[Page]/&[Pagess]
ดังภาพด้านล่างนี้
จากนั้นเลื่อนเม้าส์ออกมา “คลิ้กข้างนอก header” ผลลัพธ์ที่ได้คือจะแสดงเลขหน้าของเอกสารปัจจุบันและจำนวนหน้าทั้งหมดของเอกสารที่หน้าแรก
และหน้าอื่นๆทั้งหมดของเอกสาร ดังภาพด้านล่างนี้
สำหรับการใส่ข้อความ, เลขหน้า,จำนวนหน้าทั้งหมด
ใน Footer ก็ทำเช่นเดียวกับการใส่ใน
Header ครับ
การใส่รูปภาพเข้าไปในส่วน Header /Footer
จะขออธิบายการใส่รูปภาพเข้าไปในส่วนของ Header เท่านั้นนะครับ
เพราะในส่วน Footer
ก็ทำเช่นเดียวกัน
วิธีทำ
1. คลิ้กที่ header,แล้วคลิ้กที่แท็บ
Deseign,Picture กล่องโต้ตอบ
Insert Pictures จะปรากฏขึ้นมา
ให้คลิ้กที่ From a file ดังภาพด้านล่างนี้
2.
กล่อง Insert Picture จะปรากฏขึ้นมา
ให้เราเลือกรูปภาพที่เราต้องการแล้วกด Insert
ผลลัพธ์ที่ได้คือ ปรากฏโค้ด &[picuture] ในช่อง
header ดังภาพด้านล่างนี้
ให้เราเลื่อนเม้าส์ออกจากพื้นที่ header แล้วคลิ้กที่พื้นที่ว่างๆ
ข้างนอก header รูปภาพก็จะถูกนำเข้ามาใส่ใน
header ตามภาพด้านล่างนี้..ซึ่งเราจะเห็นว่าภาพที่นำเข้ามาเป็นภาพขนาดใหญ่มาก
ทำให้ล้นทับ header
ช่องอื่น และซ้อนอยู่ใต้เนื้อหาเอกสารด้วย
3. ให้ทำการปรับขนาดภาพให้เล็กลง
โดยให้คลิ้กที่ Header อีกครั้ง
จากนั้นคลิ้กที่ แท็บ Design
แล้วคลิ้กที่
Format picture หน้าต่าง
Format Picture จะปรากฏขึ้นมา
ให้เรากำหนดค่า width,
Height ดังภาพด้านล่างนี้
และให้ติ๊กถูกที่ Lock
Aspect ratio กับ Relative to original picture size ด้วย
เพื่อให้โปรแกรมปรับขนาดภาพให้เหมาะสม ไม่ยืด หดผิดรูปร่าง แล้วกด Ok ดูภาพด้านล่างประกอบ
4. เลื่อนเมาส์มาคลิ้กนอกพื้นที่
header ก็จะแสดงภาพที่ถูกปรับขนาดเรียบร้อยแล้ว
ดังภาพด้านล่างนี้
การขยายพื้นที่ส่วน header/footer ให้กว้างขึ้น
เราสามารถขยับขยายพื้นที่ หรือ เลื่อนตำแหน่ง header/footer และเนื้อหาเอกสาร
ให้มีมากขึ้นกว่าเดิมเพื่อให้ใส่เนื้อหาได้มากกว่าเดิม หรือเพื่อไม่ให้เนื้อหากับ header/footer ซ้อนทับกัน
ในกรณี header/footer เราแคบเกินไปแต่ข้อความและรูปภาพใหญ่เกินไปอย่างที่แสดงให้ดูแล้วนั้น...
โดยสามารถกำหนดได้ที่ แท็บ Page Layout จากนั้นเลื่อนไปคลิ้กที่ Custom Margins… ดังภาพด้านล่างนี้
เมื่อคลิ้กที่ Custom Margins… หน้าต่าง Page setup จะปรากฏขึ้น
ที่แท็บ Margins ให้เราลองปรับขนาด
ตำแหน่งของ header/footer
และระยะห่างระหว่างเอกสารกับ header/footer ดังภาพด้านบนนี้
จากนั้นกด ok..สังเกตุที่ส่วน
header/footer จะมีขนาดใหญ่ขึ้น
และระยะห่างระหว่าง header
กับเนื้อหาในเอกสารก็ขยับออกเช่นกัน
(หากเราปรับด้วย)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น