การใช้ Power BI Desktop จัดการฐานข้อมูลของคุณ รวมถึงสร้างรายงานผลแบบมืออาชีพ สำหรับธุรกิจ และองค์กรของคุณ

 

การใช้ Power BI Desktop จัดการฐานข้อมูลของคุณ รวมถึงสร้างรายงานผลแบบมืออาชีพ สำหรับธุรกิจ และองค์กรของคุณ

เอ็กเซลล์มีเครื่องมือที่ทรงพลังอย่าง Pivot Table ช่วยจัดการข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว เช่น หาผลรวม,ค่าเฉลี่ย, สรุปยอดต่าง จัดรูปแบบข้อมูลเป็นสัดส่วน ฯลฯ ให้เราเห็นภาพรวมของข้อมูลได้ชัดเจนขึ้น และนำเสนองานได้รวดเร็ว ทำให้ลดขั้นตอนยุ่งยากในการต้องใช้ฟังก์ชั่นของเอ็กเซลล์จัดการด้วยตนเอง..

เอ็กเซลล์มีเครื่องมือที่ชื่อว่า Power Query ที่มาพร้อมกับตัวโปรแกรมเอ็กเซลล์ มีประโยชน์ตอนเราเชื่อมต่อฐานข้อมูลผ่านแท็บ Data->Get data  เราสามารถใช้ตัว Power Query เขียนคำสั่งดึงข้อมูลแบบมีเงื่อนไขเข้ามาใน Worksheet ได้

Power BI Desktop คืออะไร ?

     Power BI Desktop คือ โปรแกรมสร้างรายงาน จากฐานข้อมูล จากหลายแหล่งข้อมูล เป็นของ Microsoft  เช่น ดึงฐานข้อมูลจาก Microsoft Access, SQL server, ดึงข้อมูลจาก Worksheet ของเอ็กเซลล์, Oracle, Asure ฯลฯ เข้ามาในโปรแกรม Power BI Desktop แล้วนำข้อมูลเหล่านั้นมานำเสนอในรูปแบบของรายงาน..ไม่ว่าจะเป็นรายงานยอดขาย, หาผลรวม, หาค่าเฉลี่ย, การแสดงรายการ Top สินค้าขายดี อื่นๆอีกมากมาย แล้วแต่ว่าฐานข้อมูลที่คุณจะเอามาจัดการ หรือผสมผสานผ่านโปรแกรม Power BI Desktop เป็นฐานข้อมูลอะไร และยังสามารถแชร์ให้กับผู้คนในองค์กรของเราได้ด้วย

คุณสามารถดาวน์โหลด Power BI Desktop ได้ที่

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=58494

เมื่อดาวน์โหลดมาแล้วให้ทำการติดตั้งโปรแกรม Power BI Desktop ลงในเครื่องของคุณให้เรียบร้อย

หน้าตาของโปรแกรม Power BI Desktop เป็นดังภาพด้านล่างนี้

จะเห็นว่า Menu เป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งแล้วแต่ว่าเครื่องของเราตั้งค่าภาษาของเครื่องคอมเป็นภาษาอะไรนะครับ บางคนเปิดมาครั้งแรกหน้าจอ Menu เป็นภาษาไทย ใครถัดใช้เมนูภาษาอะไรให้เข้าไปเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าบนโปรแกรม Power BI Desktop ได้เลยครับ

โดยเข้าไปที่ File->Options and Settings ->Options

หน้าต่าง Options จะปรากฏตัวขึ้นมา ที่ด้านซ้ายมือให้คลิ้กที่ Regional Settings, ที่ด้านขวามือตรง Application Language เลือกภาษาที่ต้องการ แล้วคลิ้กที่ OK (ดังภาพด้านล่างนี้)

จากนั้น ปิดโปรแกรม Power BI Desktop แล้วเปิดโปรแกรมขึ้นมาใหม่

จะพบว่า เมนูต่างๆกลายเป็นภาษาตามที่เราได้ตั้งค่าไว้

ก่อนจะเริ่มใช้งาน Power BI Desktop สำหรับใครที่ไม่มีฐานข้อมูลให้ทดลองใช้.. ให้ไปดาวน์โหลดฐานข้อมูล Northwind.accdb จากอินเทอร์เน็ตมาก่อนนะครับ..เพื่อลองเล่นให้เข้าใจก่อน จึงจะใช้กับฐานข้อมูลจริงของเรา

ในตัวอย่างนี้ใช้ฐานข้อมูลของ Northwind.accdb เช่นกัน ซึ่งเป็นฐานข้อมูลฟรีของ Microsoft

เอาละ เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้วเรามาเริ่มใช้งาน Power BI Desktop กันแบบ Step By Step กันเลยครับ

1.    เปิดโปรแกรม Power BI Desktop ขึ้นมา จากนั้นคลิ้กที่ แท็บ Home, Get data, More… จะปรากฏหน้าต่าง Get Data ขึ้นมา ให้เราคลิ้กที่ Access Database แล้วคลิ้กที่ Connect ดังภาพด้านล่างนี้

2.    เลือกฐานข้อมูล Northwind.accdb แล้วกด เปิด ดังภาพด้านล่างนี้

3.    หน้าต่าง Navigator จะปรากฏขึ้นมา..ด้านซ้ายมือจะปรากฏชื่อฐานข้อมูล และรายชื่อตารางที่อยู่ในฐานข้อมูล Northwind.accdb ให้เราเลือกตารางมาสัก 2 ตาราง จะสังเกตุเห็นว่า เมื่อเราคลิ้กเลือกตาราง ฝั่งขวามือจะแสดงรายละเอียดข้อมูลในตารางออกมา ว่ามีฟิลด์ (ข้อมูลอะไรบ้าง) ดังภาพด้านล่างนี้

 

4.    ถ้าเราต้องการจะแก้ไขตารางก่อนจะนำเข้าข้อมูลเข้ามาใน Power BI Desktop ก็ให้คลิ้กที่ Transform Data ตามภาพด้านล่างนี้

5.    จะปรากฏเครื่องมือ Power Query Editor ขึ้นมา เพื่อแก้ไขก่อน เช่น การลบคอลัมน์ในตารางที่ไม่ต้องการ การแก้ไขชื่อคอลัมน์ (ดับเบิ้ลคลิ้กที่ชื่อคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อใหม่เข้าไปตามต้องการ) ฯลฯ เมื่อแก้ไขจนพอใจแล้วก็กดที่ Close & Apply ดังภาพด้านาล่างนี้

ในตัวอย่างนี้ผมจะไม่แก้ไขอะไร ผมก็กด Close & Apply เลย

6.    รอสักครู่ในขณะระบบนำข้อมูลเข้าโปรแกรม Power BI Desktop ..ตาราง 2 ตารางที่เราเลือกจะถูกนำเข้ามาในโปรแกรมซึ่งจะอยู่ในส่วนของ Fields ด้านขวามือตามภาพ

7.    เราจะเรียนรู้เรื่องการจัดการฐานข้อมูลในตารางก่อน โดยให้เราคลิ้กไปที่โหมดตาราง แล้วลองคลิ้กที่ตารางแต่ละตารางด้านขวามือ..หน้าต่างตรงกลางก็จะแสดงข้อมูลภายในตารางที่เราคลิ้กให้เห็นดังภาพ

8.    สมมติว่าเราต้องการหาผลรวมของสองคอลัมน์ คือ คอลัมน์ Quantity และ Unit Price ที่อยู่ในตาราง Products Orders เราจะสามารถทำได้ 2 วิธี

แบบแรก : คำนวณโดยการสร้างคอลัมน์ใหม่ขึ้นมา แล้วตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่เป็นชื่อที่เราต้องการ โดยทำดังนี้

จากภาพด้านบนให้เราคลิ้กที่ตาราง Product Orders เพื่อแสดงข้อมูลในตารางดังภาพ...เราจะบวกคอลัมน์ Quantity และ Unit Price เข้าด้วยกัน เช่น 30+3.5, 100+14,10+30…เป็นต้น ..เนื่องจากการบวกเข้าด้วยกันนี้ เราจะให้ผลรวมไปแสดงในคอลัมน์ใหม่ เราจึงคลิ้กที่ New Column เพื่อเข้าสู่ Mode การเขียนโค้ดคำนวณ และสร้างตารางใหม่ให้อัติโนมัติหลังจากคำนวณเสร็จ

เมื่อคลิ้กที่ New Column จะมีเคอร์เซอร์กระพริบรอ ให้เราป้อนสูตรเข้าไป ว่า

Column = 'Product Orders'[Quantity]+'Product Orders'[Unit Price]

จากนั้นกด Enter เมื่อกด Enter ผลลัพธ์ที่ได้คือ มีการแทรก Column ใหม่ขึ้นมา ชื่อว่า Column พร้อมกับคำนวณ (บวกกัน)ใส่ค่าผลรวมเข้าไปในคอลัมน์นี้ด้วย (ดังภาพด้านบนี้)..และมีการแทรกฟิลด์ที่ชื่อคอลัมน์เข้าไปเป็นฟิลด์ย่อยในตาราง Product Orders ด้วย

คำอธิบายสูตร

Column = 'Product Orders'[Quantity]+'Product Orders'[Unit Price]

 

Colum คือ ชื่อที่ตั้งขึ้นอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนเป็นชื่ออื่นได้ในภายหลัง หรือจะกำหนดตั้งแต่ขั้นตอนเขียนสูตรเลยก็ได้

'Product Orders'[Quantity] คือ นำค่าของฟิลด์ที่ชื่อ Quantity ซึ่งอยู่ในตาราง Product Orders ไปคำนวณ

'Product Orders'[Unit Price] คือ นำค่าของฟิลด์ที่ชื่อ Unit Price ซึ่งอยู่ในตาราง Product Orders ไปคำนวณ

 

สังเกตุว่า ชื่อตารางจะมีเครื่องหมาย  ' ครอบด้วย ซึ่งเป็นกฏของโปรแกรม ส่วนชื่อฟิลด์จะอยู่ในเครื่องหมาย [] เป็นต้น

ดังนั้น สูตร Column = 'Product Orders'[Quantity]+'Product Orders'[Unit Price] จึงหมายถึง การนำค่าฟิลด์ทั้งสองมาบวกกันแล้วเก็บไว้ใน Column นั่นเอง

 

การเปลี่ยนชื่อ Column ไปเป็นชื่ออื่น เราสามารถทำได้ในช่อง Name หรือเปลี่ยนแปลงตรงการเขียนโค้ดก็ได้

เช่น จะเปลี่ยนชื่อไปเป็น TotalQU ก็แก้โค้ดใหม่เป็น

TotalQU = 'Product Orders'[Quantity]+'Product Orders'[Unit Price] แล้วกด Enter ผลลัพธ์ที่ได้ก็เป็นดังภาพด้านล่างนี้ครับ

แบบที่สอง : คำนวณโดยใช้ New measure คำนวณโดยไม่มีการเพิ่มคอลัมน์ใหม่เข้ามา

วิธีทำ

ให้คลิ้กที่ New measure แล้วพิมพ์สูตรเข้าไปดังนี้

TotalQU2 = 'Product Orders'[Quantity]+'Product Orders'[Unit Price] แล้วกด Enter

ผลลัพธ์ที่ได้คือ เกิด Error ขึ้นข้อความว่า

A single value for column 'Quantity' in table 'Product Orders'cannot be determined.

This can happen when a measure formula refers to a column that contains many values

without specifying an aggregation such as min, max, count, or sum to get a single result.

(ดังภาพด้านล่างนี้)

ความหมายคือ โปรแกรมไม่สามารถคำนวณเนื่องจากการคำนวณด้วย Measure ถูกกำหนดให้ใช้ควบคู่กับฟังก์ชั่นประเภทหาผลรวม..กล่าวคือ ถ้าจะใช้ New measure เพื่อคำนวณต้องใช้ควบคู่กับฟังก์ชั่น min,max,count,  หรือ sum ซึ่งเป็นฟังช์ชั่นหาค่าน้อยสุด,ค่ามากสุด,หานับจำนวน,หรือค่าผลบวก เป็นต้น

ดังนั้นเราต้องเปลี่ยนสูตรใหม่เป็น

TotalQU2 = sum('Product Orders'[Quantity])+sum('Product Orders'[Unit Price])

ความหมายคือ ค่าที่อยู่ในฟิลด์ Quantity ทุกค่าจะถูกบวกเข้าด้วยกันก่อน ด้วยฟังก์ชั่น sum และค่าที่อยู่ในฟิลด์ Unit Price ทุกค่าจะถูกบวกเข้าด้วยกันก่อนด้วยฟังก์ชั่น sum เช่นกัน ก่อนที่จะนำทั้งสองส่วนมาบวกกันแบบปกติได้

 

จากภาพด้านบนเราจะเห็นว่า Error หายไปแล้ว..และไม่มีการเพิ่มคอลัมน์ที่ชื่อ TotalQU2 เข้าไปในตาราง Product Orders ให้เราเห็น..แต่จะเพิ่มเข้าไปเป็นฟิลด์ ในตาราง Product Orders (เราสามารถนำมาใช้ตอนสร้าง Report ได้ เพราะเป็นฟิลด์ๆหนึ่งของตาราง Product Orders ที่เราสร้างขึ้นมาซึ่งเอาไว้เก็บผลรวมอย่างที่ได้กล่าวไปแล้ว)

การสร้าง Report (รายงาน)

หลังจากได้เรียนรู้การใช้คำสั่งเบื้องต้นจัดการตารางที่นำเข้ามาใน Power BI Desktop แล้ว ต่อไปจะเรียนรู้การสร้างรายงานบ้าง มีวิธีการดังนี้

1.    ให้เราคลิ้กเพื่อเข้าสู่โหมดการสร้างรายงาน..หน้านี้ประกอบไปด้วย

พื้นที่ออกแบบรายงาน สามารถลากฟิลด์ และchart ต่างๆเข้ามาจัดวางในส่วนนี้ได้

Visualizations เป็นเครื่องมือในการสร้าง แผนภูมิกราฟ (chart) ต่างๆ เช่น กราฟเส้น, กราฟแท่ง, ฯลฯ การใส่แผนที่,การ์ด,ตาราง และอื่นๆ เป็นต้น

Fields คือข้อมูลที่อยู่ในตารางที่เราสามารถลากเข้ามายัง “พื้นที่ออกแบบรายงาน” ว่าต้องการให้มีฟิลด์อะไรบ้าง

Page คือ หน้าของรายงาน เราสามารถออกแบบรายงานของเราไว้ในหน้าเดียว หรือ หลายๆหน้าก็ได้ (โดยการกดเครื่องหมาย + เพื่อเพิ่มหน้าเข้ามา...จากภาพด้านบนเรากำลังอยู่ที่ Page 1

 

มาลองสร้างรายงานกันดูครับ..เราจะลองลากฟิลด์เข้ามาใน พื้นที่ออกแบบรายงาน..โดยลองลากฟิลด์ TotalQU2 ที่เก็บผลบวกเอาไว้จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ (ซึ่งเรายังไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์)

วิธีทำ ให้เรากดเม้าส์ค้างไว้ที่ฟิลด์ TotalQU2 แล้วลากมาปล่อยใน พื้นที่ออกแบบรายงาน ผลลัพธ์ที่ได้เป็นดังภาพด้านล่างนี้

เนื่องจากค่าใน TotalQU2 มีค่าเดียว (เก็บผลบวกของทั้งสองฟิลด์ไว้) เมื่อเราลากเข้ามาในพื้นที่สร้างรายงาน โปรแกรมจะสร้างกราฟแท่งให้อัติโนมัติ (ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนทีหลังได้)ในส่วนของ Visualizations

ถ้าอยากรู้ว่าค่า TotalQU2 เก็บค่าอะไรไว้ก็เอาเม้าส์ไปชี้ที่กราฟแท่ง ก็จะแสดงค่าออกมาดังภาพครับ

เราสามารถย่อ ขยายกราฟของเราและลากไปวางที่ตำแหน่งต่างๆได้..สามารถใช้เครื่องมือ Text Box เพื่อเพิ่มข้อความกำกับอธิบายให้สื่อความหมายได้ โดยคลิ้กที่ Text Box แล้วพิมพ์ข้อความเข้าไป ตามภาพด้านล่างนี้

 

สามารถใส่สีตัวอักษรได้โดยคลิ้กตรงตัว A, ทำตัวหน้า ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ จัดชิดซ้าย ขวา ตรงกลาง ทำข้อความเป็น hyper link ได้เหมือนกับ Microsoft word ครับ

 

การแสดงผลฐานข้อมูลแบบตารางบน Report (รายงาน)

เราจะสร้างไว้ในหน้าเดียวกัน หรือ คนละหน้าก็ได้ ขึ้นกับไอเดียการออกแบบ และลักษณะงานที่เราต้องการ ในตัวอย่างต่อจากนี้จะสร้างไว้คนละหน้า เพื่อสะดวกในการอธิบาย และเห็นภาพชัดเจนกว่า (ชัดกว่าการยัดไว้ในหน้ารายงานเพียงหน้าเดียว)

วิธีทำ

1.      ให้เราคลิ้กที่เครื่องหมายบวก เพื่อเพิ่มหน้าเข้ามา (Page 2)

2.      จากนั้นคลิ้กที่ตารางที่อยู่ในส่วน Visualizations เพื่อเพิ่มโครงสร้างแบบตารงเข้ามาในพื้นที่สร้างรายงาน..ให้เราขยายขนาดโครงสร้างนี้ให้เต็มพื้นที่ทำงาน หรือ ขยายขนาดกว้างเพียงพอกับฟิลด์ที่เราจะเอาเข้ามาวางในตารางงนี้

3.      ให้ลาก fields ต่างๆที่เราต้องการให้แสดงในตารงเข้ามาวางใต้ช่อง Values (ลากมาวางในช่อง add data fields here) ดังภาพด้านล่างนี้

เมื่อลากฟิลด์ต่างๆ มาวางจนหมดแล้วก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพด้านล่างนี้ เราจะสังเกตุเห็นว่า ขนาดตัวหนังสือเล็กมาก เดี่ยวเรามาเรียนรู้เรื่องจัดการกับตัวหนังสือกันครับ

แต่ตอนนี้อยากให้เรารู้จักกับอีกโหมดหนึ่งกันครับ นั่นคือ Focus mode ที่อยู่บน Report ..ปุ่มที่อยู่ในกรอบสี่แดงดังภาพด้านล่างนี้

หลังจากคลิ้กปุ่ม Focus mode โปรแกรมจะซูมรายละเอียดให้ชัดขึ้น ผลลัพธ์ก็จะเป็นเหมือนภาพด้านล่างนี้

จากภาพด้านบนถ้าเราต้องการจะกลับไปที่หน้าออกแบบรายงานก็กดที่ Back to report เพื่อออกแบบรายงานต่อไป .. หลังจากคลิ้กที่ปุ่ม Back to report ผลลัพธ์เป็นดังภาพ

การใส่สีให้กับตัวอักษร การกำหนดขนาดตัวอักษร ให้กดที่ปุ่ม format ที่อยู่ด้านขวามือ จากนั้นคลิ้กที่ Values

ซึ่งใน values เราสามารถกำหนดทั้งสีอักษร และ ขนาดตัวอักษร, รูปแบบฟอนท์ได้ ดังภาพด้านล่างนี้

การกำหนดสีพื้นหลัง รวมถึงสีของฟอนท์ของแต่ละคอลัมน์ สามารถทำในส่วนของ field formatting

              ธีม หรือ รูปแบบตารางสำเร็จรูป เราสามารถเลือกที่เมนู Style ซึ่งมีหลายรูปแบบให้เลือกใช้ ดังภาพตัวอย่างด้านล่างนี้ครับ

ใส่ สี,ขนาดตัวอักษร, พื้นหลัง ให้กับส่วนหัวของตาราง  จะอยู่ในส่วนของ Column headers ดังภาพตัวอย่างด้านล่างนี้

สำหรับตัวเลือกอื่นๆ ที่ยังไม่อธิบายขอให้ทุกคนไปทดลองใช้กันเองน่ะครับ ไม่ยากอะไร ไกด์ไลน์เพียงเท่านี้ น่าจะพอทำให้เราใช้ความสามารถส่วนที่เหลือเองได้ไม่ยาก

 

การแทรกฟิลด์ไปที่แกนของกราฟ และการสร้างกราฟเส้น

 

วิธีทำ

แทรก page 3 ขึ้นมา จากนั้นคลิ้กที่ Line chart ที่อยู่ในส่วน Visualizations เพิ่มเข้ามาในพื้นที่ของรายงาน

ลากฟิลด์ Company name ที่อยู่ใน Products orders มาวางใต้ Axis, ลากฟิลด์ Quantity, Unit price มาวางใต้ Values, โปรแกรมจะทำการสร้างกราฟเส้นให้ดังภาพด้านล่างนี้

การเปลี่ยนชื่อหัวข้อเรื่องของ Chart,เปลี่ยนสี,ขนาดอักษร,สีพื้นหลัง ทำได้ในส่วนของ Format, แล้วคลิ้กที่ Title

ดังภาพด้านล่างนี้

การเปลี่ยนสีพื้นหลังของ chart และกำหนดความโปร่งแสงของสีพื้นหลัง ทำได้ในส่วน Background

การใส่สีตัวอักษร,สีพื้นหลัง,ขนาดตัวหนังสือ,เลือกชนิดของฟอนท์ให้กับ Tooltip สามารถกำหนดได้ในส่วนของ Tooltip ดังภาพด้านล่างนี้

*Tooltip หมายถึง กล่องข้อความอธิบายเพิ่มเติม หรือชี้แจงรายละเอียด เมื่อเรานำเมาส์ไปชี้ที่ chart

 

การใส่ภาพพื้นหลังในพื้นที่ Plot chart  สามารถกำหนดภาพได้ในส่วนของ Plot area โดยสามาถกำหนดความโปร่งแสงของภาพได้ รวมถึงกำหนดว่าจะให้ภาพขยายเต็มพื้นที่ทำงาน(Fill) หรือ พอดีกับพื้นหลัง(Fit) หรือใส่ภาพไปตามปกติ (Normal) ดังภาพด้านล่างนี้

 

สำหรับการเปลี่ยนชื่อหัวเรื่องที่ แกนx แกน y ของ chart สามารถทำได้ที่ X axis, Y axis ตามลำดับ โดยสามารถแก้ไขชื่อใหม่ได้ในส่วนของ Axis title (พิมพ์แทนที่คำว่า Auto ไปเลยครับ) ดังภาพด้านล่างนี้

สำหรับอีกโหมดหนึ่งที่ยังไม่ได้กล่าวถึงคือ โหมด Model เป็นโหมดที่แสดงถึงความสัมพันธ์ของตารางในฐานข้อมูล อย่างเช่นในตัวอย่างนี้ เรานำเข้ามา 2 ตาราง ในสองตารางนี้ เรามีคีย์ที่เก็บค่าเหมือนกัน (ฟิลด์ที่สัมพันธ์กัน) คือ ฟิลด์ Company ซึ่งอยู่ในตาราง Customers และ ฟิลด์ Company name ที่อยู่ในตาราง Product orders เมื่อเราเอาเมาส์ไปชี้ที่ลูกศรที่มีเส้นโยงความสัมพันธ์ระหว่างฟิลด์ในตาราง จะเกิดแถบสีเหลืองขึ้นที่ฟิลด์ที่เก็บค่าข้อมูลเดียวกัน ซึ่งอยู่คนละตาราง ดังภาพด้านล่างนี้

การแชร์รายงาน (Report) ที่สร้างเสร็จแล้วบนโลกออนไลน์

คลิ้กที่แท็บ Home แล้วกด ที่ Publish แล้วทำตามขั้นตอนที่โปรแกรมบอกได้เลย

 

สำหรับบทความนี้ก็คงต้องข้อยุติแต่เพียงเท่านี้ อย่างไรก็ตามนี่เป็นเพียงการสอนการใช้งาน Microsoft Power BI Desktop เบื้องต้นเท่านั้น ซึ่งน่าจะเป็นการปูพื้นฐานที่ทำให้ทุกคนที่อ่านบทความนี้ได้รับประโยชน์ไปไม่น้อย สามารถต่อยอดเรียนรู้เพิ่มเติมได้ด้วยตนเองได้ไม่ยาก ขอบคุณครับ