ดึงข้อมูลจาก
access ไป excel (เอ็กเซล)..การเชื่อมต่อฐานข้อมูลด้วย
Microsoft Access บน Excel
การดึงข้อมูลจากภายนอกมาใช้ในเอ็กเซล (Excel) ความสามารถนี้อยู่ในแท็บ
Data ซึ่งเอ็กเซล
สามารถดึงข้อมูลชนิดต่างๆได้มากมาย เช่น
ดึงไฟล์ฐานข้อมูลจากโปรแกรมฐานข้อมูลอย่างเช่น Microsoft Access, SQL, ดึงเท็กซ์ไฟล์,
ดึงรายชื่อไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์, XML,JSON ดึงข้อมูลจากเว็บไซต์,จากฐานข้อมูล
Oracle, ดึงข้อมูลจาก
SHAREPOINT ฯลฯ
บทความนี้เราจะสอนเรื่องการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่สร้างด้วย
Microsoft Access กันครับ
เพื่อจะสาธิตการทำงานนี้
เราจะต้องมีฐานข้อมูลที่สร้างด้วย Microsoft Access เตรียมไว้ในเครื่องของเราด้วยนะครับ..
แต่ถ้าใครไม่มีก็สามารถหาโหลดไฟล์ฐานข้อมูลที่สร้างจาก
Access มาใช้ก้ได้ครับ..แต่ถ้าอยากใช้ฐานข้อมูลฟรีที่อยู่ในเครื่อง
ก็ลองค้นหาดูในเครื่องของเราได้เลยครับ มันจะมีฐานข้อมูลของ Microsoft ที่มาพร้อมกับ
Microsoft office ที่ชื่อว่า
Northwind.mdb, หรือ Northwind.accdb เลือกอันใดอันหนึ่งมาใช้ได้ครับ
สำหรับมือใหม่ที่ไม่รู้จักว่า Microsoft Access คืออะไร
ผมจะอธิบายให้ฟังคร่าวๆ ดังนี้ครับ
Microsoft
Access เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างฐานข้อมูลของ Microsoft ครับ..ซึ่งฐานข้อมูลก็อยู่ในรูปแบบของตาราง
เช่น
ฐานข้อมูลนักเรียน ประกอบไปด้วย ชื่อ, นามสกุล,
ห้องเรียน,อายุ ระดับชั้นเรียน,วิชา,คณะที่เรียน
อะไรประมาณนี้ครับ ซึ่งถูกบันทึกอยู่ในรูปแบบตาราง
เราสารถสร้างตารางฐานข้อมูลนี้ได้ใน Microsoft Access เพื่อเก็บข้อมูลนักเรียนไว้นั่นเองครับ
จากภาพด้านบนเป็นตารางที่ชื่อว่า Students ซึ่งอยู่ในฐานข้อมูลที่ชื่อว่า
Database1 ...โดยใน
Students ประกอบไปด้วย
Last Name, First Name,
E-mail Address, StudentID, Level, Room เป็นต้น
อย่างที่บอกไป
เราต้องการจะดึงฐานข้อมูลที่บันทึกไว้ใน ตาราง Students ไปแสดงที่ Sheet ของ Excel เราจะทำอย่างนี้ได้
เราต้องทำการเชื่อมต่อ Excel
กับฐานข้อมูล
Database1 ก่อน
เพราะ Database1 มีตาราง
Students อยู่ข้างใน
การเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูล Database1
ที่สร้างด้วย Microsoft
Excel ให้ทำผ่านโปรแกรม Excel (เอ็กเซล)
ดังนี้
1. เปิด Microsoft Excel ขึ้นมา
ในตัวอย่างนี้ใช้ Microsoft
Excel 2019
2. ให้เราคลิ้กที่แท็บ
Data แล้วคลิ้กที่
Get Data, From Database,
From Microsoft Access Database ดังภาพด้านล่างนี้
3. กล่องโต้ตอบ
Import Data จะปรากฏขึ้นมา
ให้เราค้นหาที่เก็บฐานข้อมูลของเรา (ไฟล์จะมีนามสกุล .mdb,.accdb เป็นต้น)
ในตัวอย่างนี้ฐานข้อมูลชื่อ Database1 คลิ้กเลือกฐานข้อมุลนี้แล้วกด Import ดังภาพด้านล่างนี้
4. หน้าต่าง
Navigator จะปรากฏขึ้นมา
ด้านซ้ายมือให้เราคลิ้กที่ ตาราง Students ด้านขวามือจะแสดงรายละเอียดข้อมุลที่อยู่ในตาราง
Students...ให้เราคลิ้กที่ลูกศรสีดำเล็กๆข้างๆคำว่า
Load แล้วคลิ้กที่ Load to… ดังภาพด้านล่างนี้
5. กล่องโต้ตอบ
Import Data จะปรากฏขึ้น..ให้คลิ้กเลือกที่
Table แล้วกด
Ok ตามภาพด้านล่างนี้
6. ผลลัพธ์ที่ได้ข้อมูลนักศึกษาที่อยู่ใน
ตาราง Students จะถูกดึงเข้ามาแสดงใน
worksheet ...แต่เราจะเห็นว่า
Last Name อยู่ก่อน
First Name ดังภาพด้านล่างนี้
7. เราจะทำการสลับ
first name กับ last name กัน..โดยจะให้
First name แสดงก่อน
last name ให้เราทำดังนี้..ที่ด้านขวามือให้เราดับเบิ้ลคลิ้กที่
Students ที่อยู่ในส่วนของ
Queries &
Connections ดังภาพด้านล่างนี้
เมื่อดับเบิ้ลคลิ้กที่ Students แล้ว หน้าต่าง Students – Power Query Editor จะปรากฏขึ้นมา ...ให้เราคลิ้กที่ First Name กดเม้าส์ค้างไว้แล้วลากไปปล่อยบน Last Name ดังภาพด้านล่างนี้
ผลลัพธ์ที่ได้หลังจากปล่อยเม้าส์ คือ First Name จะอยู่ก่อน
Last Name ดังภาพด้านล่างนี้
และเมื่อเรากดที่ปุ่ม Close & Load ที่มุมซ้ายบนแล้ว
ผลลัพธ์ที่ Worksheet ของ Excel ก็จะมีการสลับตำแหน่ง
Fist Name กับ Last Name ด้วย
ดังภาพด้านล่างนี้
ถ้าในฐานข้อมูล Database1 มีการเปลี่ยนแปลง
เช่นมีข้อมูลเพิ่มขึ้น หรือมีการแก้ไข ที่ worksheet excel ก็จะมีการอัพเดทให้ด้วย
.. เราสามารถตั้งค่าให้ Worksheet
รีเฟรช
หรืออัพเดทอัตโนมัติได้ โดยให้ ดับเบิ้ลคลิ้กที่ Students ที่อยู่ขวามือ
(ตรง Queries &
Connections) แล้วกำหนดค่าว่าจะให้ อัพเดททุกๆกี่นาที
กำหนดตรงช่อง Refresh
every
ดังภาพด้านล่างนี้
ที่แท็บ Definition จะอธิบายถึงวิธีการเชื่อมต่อ
และการใช้คำสั่ง SQL ในการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล
Database1 จากตาราง
Students มาใช้โดยใช้คำสั่ง
SELECT*From[Students] ซึ่งอยู่ในช่อง Command text , คำสั่งที่ใช้ในการเชื่อมต่อจะอยู่ในช่อง
Connection string ชนิดของคำสั่งที่ใช้ในการเชื่อมต่อและดึงข้อมูล
คือ ภาษา SQL อยู่ในช่อง
Command type ...เนื่องจากเราเชื่อมต่อและดึงข้อมูลผ่าน
Getdata ที่อยู่ในแท็บ
Data เราจึงไม่ต้องพิมพ์คำสั่งเหล่านี้เอง
แต่ถ้าหากต้องการแก้ไขการเชื่อมต่อ และเขียนคำสั่ง sql ในการดึงข้อมูลใหม่
(ต้องการเขียนเอง) ให้เราคลิ้กที่ปุ่ม Edit Query… ดังภาพด้านล่างนี้
หน้าต่าง Power Query Editor จะปรากฏขึ้นมา
จากนั้นให้คลิ้กที่ Advance
Editor เพื่อเขียนคำสั่งการเชื่อมต่อ
และดึงข้อมูลจากตารางด้วยภาษา SQL ด้วยตนเอง
หน้าต่าง Advanced Editor
จะปรากฏขึ้น..ซึ่งเป็นหน้าต่างเขียนคำสั่งด้วยภาษา SQL อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วนั้น
ในหน้าต่างนี้จะมีการเช็คไวยากรณ์ของภาษให้เราด้วย ตามภาพด้านล่างเลยครับ
เมื่อแก้ไขโค้ดเสร็จแล้วก็กด ปุ่ม Done เป็นอันเสร็จสิ้น
ที่ Worksheet excel ก็จะได้ผลลัพธ์ตามโค้ดที่เราเขียน
ที่แท็บ Used in เป็นการแสดงรายละเอียดว่า
การเชื่อมต่อข้อมูลและดึงข้อมูลจากตารางในฐานข้อมูลมาแสดงถูกนำไปแสดงที่ sheet ไหน บน
Worksheet ของ Excel จากภาพด้านล่าง
ข้อมูลในตาราง Students ถูกดึงมาแสดงไว้ใน
Sheet ที่ชื่อว่า
Student(4), Name=
Students (ตาราง Students นั่นเอง), Location = $A$1:$G$4 (ข้อมูลถูกนำมาแสดงใน
เซลล์ A1 ถึง G4 เป็นต้นไป
เพิ่มเติมอีกนิดนะครับ...ถ้าเราอยากให้ฐานข้อมูลอัพเดทโดยการสั่งงานด้วยตัวเอง
เราสามารถกด คีย์ลัด
Ctrl+Alt+F5 ที่คีย์บอร์ด หรือกดปุ่ม refresh all ที่อยู่ในแท็บ
Data ก็ได้ครับ
ตามภาพด้านล่างนี้
ผลที่ได้คือที่ worksheet ที่มีการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล
(ข้อมูลที่อัพเดทใหม่ล่าสุดในตารางฐานข้อมูล)มาแสดงในเซลล์ที่ต้องการทันที..อัพเดทแบบแมนนวล
กดเองด้วยมือเรา ไม่ต้องรอเอ็กเซลอัพเดทอัติโนมัติ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น