ฟังก์ชั่นเอ็กเซลง่ายๆ อันดับแรกๆ
ที่คนเรียน Excel ต้องได้ใช้
คือ ฟังกช์การหาผลรวม (ผลบวก) นั่นคือ ฟังก์ชั่น Sum นั่นเอง
การใช้งานก็ง่ายๆครับ แค่เราอ้างถึงเซลล์
ที่ต้องการหาผลบวกในฟังก์ชั่น Sum มันก็จะหาผลรวมให้เราแล้ว นี่คือวิธีแบบเบสิกๆ
บ้านครับ เช่น =sum(a1:a2)
สมมติว่าที่เซลล์
a1=2, และที่เซลล์
a2=3 เมื่อเราพิมพ์สูตรข้างต้น
แล้วกด Enter ผลลัพธ์ที่ได้คือ
5 ครับ
วิธีการทำงานก็คือ เอ็กเซล มันจะเอาค่าที่อยู่ในเซลล์ a1 กับ a2 มาบวกกัน
เป็น 2+3 = 5 นั่นเอง
หรือ เราจะใส่ตัวเลขเข้าไปในฟังก์ชั่น sum เลยก็ได้ครับ
เช่น =SUM(10,20) ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ 30 (10+20) นั่นเอง
รูปแบบของฟังก์ชั่น
sum ในเอ็กเซล คือ SUM(number1, [number2],...)
โดยที่ number
สามารถมีได้ถึง 255 ตัว
ในเอ็กเซล 2007 ป็นต้นไป...ส่วนใน
เอ็กเซล 2003 number มีได้ 30 ตัว (number1,[number2],...number30)
Number ก็คือตัวเลข
หรือ ช่วงของเซลล์ที่เราจะใส่เข้าไป เพื่อให้ฟังก์ชัน sum นำไปบวกกัน
โดย number แต่ละตัวคั่นด้วยเครื่องหมาย,
ยกตัวอย่าง เช่น =sum(1,2,3,4…number255) โดยที 1,2,3,4 คือ number1,number2,number3,number4 ตามลำดับ
=sum(a1,b2,b3…number255)
โดย a1,b2,b3 คือ number1,number2,number3 ตามลำดับ
=sum(a1:a10,b1:b10…number255) ซึ่งรูปแบบนี้เป็นการอ้างถึงเซลล์เป็นช่วง
โดยช่วงของเซลล์คั่นด้วย :
โดยที่
a1:a10 คือ number1,b1:b10 คือ number 2 อย่างนี้เป็นต้น
เพื่อให้เข้าใจดีและเห็นภาพการใช้งานยิ่งขึ้น
แนะนำให้ลองใช้สูตร sum ด้วยตนเองดูครับ
ไม่ยากเกินความสามารถอย่างแน่อน
ตัวอย่างที่ยกมาให้ดูนั้นเป็นการใช้ ฟังก์ชั่น sum ล้วนๆ ไม่ได้ใช้ควบคู่กับฟังก์ชั่นอื่น
ซึ่งในเอ็กเซล หน้าที่ของฟังก์ชั่น sum ก็คือ หาผลบวกแค่นั้นครับ
โดยฟังก์ชั่น sum จะยอมรับการบวกเฉพาะตัวเลขเท่านั้น
หากมีข้อความหรืออักขระ อะไรที่มาคั่นระหว่างเซลล์ที่เราอ้างถึง มันจะ error ได้
สำหรับ Excel เวอร์ชั่นต่ำๆ เช่น
เซลล์ a1:a9 มีทั้งตัวเลข
และ ตัวอักษรอยู่ในแต่ละเซลล์ ดังภาพด้านล่างนี้
ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น =sum(a1:a9) ผลลัพธ์ที่ได้
อาจมีข้อผิดพลาดหรือเกิด error
ได้ เพราะในเซลล์ a1:a10 มีทั้งที่เป็นข้อความ
ตัวอักษร และ ตัวเลข..แต่ใน excel เวอร์ชั่นสูง อย่าง excel 2019 ไม่พบปัญหาใดๆ
กล่าวคือ เอ็กเซลสามารถคำนวณได้ปกติ คือ
มันจะบวกเฉพาะเซลล์ที่เป็นตัวเลขเท่านั้น..แต่เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
เราควรใช้ฟังก์ชั่น ควบคู่กับฟังก์ชั่นอื่น เพื่อตรวจสอบเซลล์ก่อนว่า
เซลล์ที่เราอ้างถึงเป็นเซลล์ที่เป็นตัวเลขหรือไม่ ถ้าใช่
ก็ให้เอาเฉพาะเซลล์ที่เป็นตัวเลขมาบวกกัน
โดยเราสามารถเขียนเป็นสูตรใหม่ได้ดังนี้ =IF(ISNUMBER(A1:A10)=TRUE,SUM(A1:A10))
คำอธิบาย
เราใช้ฟังก์ชั่น If และ ฟังก์ชั่น ISNUMBER เพื่อตรวจสอบเซลล์
A1:A9 ว่ามีเซลล์ใดบ้างที่เป็นตัวเลข
ถ้าฟังก์ชั่น ISNUMBER คืนค่า TRUE มาก็แสดงว่าเซลล์นั้นเป็นเซลล์ตัวเลข..
ฟังก์ชั่น IF ก็จะรับค่า
TRUE มาตรวจสอบว่า
ถ้า ISNUMBER คืนค่า
TRUE (ค่าตัวเลข)
กลับมาจริง ให้ใช้คำสั่ง SUM(A1:A9)
เพื่อบวกค่าในเซลล์ที่เป็นตัวเลขเท่านั้น เพียงเท่านี้ก็ปลอดภัยหายห่วงไม่ต้องกล้วว่า
ฟังก์ชั่น Sum จะไม่ทำงาน
หรือทำงานผิดพลาดเพราะมีตัวอักษร ข้อความ อักขระพิเศษ มาคั่น
ความแตกต่างระหว่างตัวเลข
และข้อความ
1234 คือ
ตัวเลข นำมาบวกด้วยฟังก์ชั่น
sum ได้
1sj36 คือ
ข้อความ เพราะมีอักขระ
sj ปน
เอ็กเซล จะมอง 1sj36 ทั้งก้อนเป็นข้อความ
นำมาบวกโดยใช้ฟังก์ชั่น sum
ไม่ได้
2.2sE คือ
ข้อความ เพราะมี sE ปน เอ็กเซล
จะมอง 2.2sE คือ
เป็นข้อความ ไม่สามารถนำมาบวกได้ด้วยฟังก์ชั่น
sum
พวก อักขระพิเศษต่างๆ ก็ไม่สามารถนำมาคำนวณได้
โดยใช้ฟังก์ชั่น sum
จากภาพด้านบนเราจะเห็นว่า ถ้าเราใช้ฟังก์ชั่น sum เพื่อคำนวณค่าเซลล์
A1:A3 เพื่อจะให้บวกกัน..โดยเราพิมพ์สูตรไว้ที่เซลล์
B2 เมื่อเรากด
Enter เพื่อให้แสดงคำตอบ
ผลลัพธ์ที่ได้คือ 0 (ศูนย์) (ตัวอย่างในบทความนี้ใช้ เอ็กเซล 2019 ในการทดสอบ
เอ็กเซลจะมองว่า A1:A3 มีค่า 0 (ศูนย์)
ฟังก์ชั่น sum ยังสามารถใส่ค่าวันที่ หรือ
ค่าทางตรรกะในการคำนวณได้ ตัวอย่างเช่น
=sum(true) คำตอบที่ได้คือ
1
=sum(false) คำตอบที่ได้คือ
0
ค่าตรรกะ true,false เรามักจะได้รับมาจากฟังก์ชั่นอื่น
เช่น ฟังก์ชั่น isnumber ซึ่งจะคืนค่า
true หรือ false มาให้
แล้วเราก็เอาค่า true
false มาตรวจสอบต่อ โดยใช้ฟังก์ชั่น if
ค่า true หรือ 1 มีความหมายว่า
จริง
ค่า false หรือ 0 มีความหมายว่า
เท็จ
เราสามารถนำฟังก์ชั่น sum ไปใช้กับรูปแบบวันที่และเวลาได้
เช่น
หากว่าเราต้องการรวมเวลาสองอันเข้าด้วยกัน
หลังจากนั้นแปลงเวลาที่บวกเข้าด้วยกันออกมาเป็น ชั่วโมง นาที วินาที
เราสามารถทำได้ตามตัวอย่างด้านล่างนี้ครับ
1. ออกแบบตารางดังภาพด้านล่างนี้ครับ
2. ที่เซลล์
c2,d2,e2 ให้พิมพ์สูตร
=sum(a2,b2) (ใช้สูตรเหมือนกัน)
แล้วกด Enter จะได้ตามภาพด้านล่างนี้
จะสังเกตุว่า
เซลล์ c2,d2,e2 จะให้ผลลัพธ์เหมือนกัน
เพราะใช้สูตรอ้างอิงไปที่ a2,b2
เหมือนกัน
3. ทำการแปลง เซลล์ C2 ให้กลายเป็นจำนวนชั่วโมง
โดยให้คลิ้กขวาที่ เซลล์ c2
แล้วคลิ้กที่
Format Cells… ดังภาพด้านล่างนี้
กล่อง Formatt Cells จะปรากฏขึ้นมา..ที่ แท็บ Number คลิ้กที่ Custom..ด้านขวามือที่ช่อง Type: ลบคำว่า General ออกแล้วพิมพ์ [hh] เข้าไปแทน แล้วกด ok ผลลัพธ์เป็นดังภาพด้านล่างนี้
ผลลัพธ์หลังจากแปลงเป็นชั่วโมงแล้ว
4.
ที่เซลล์ D2 ให้ทำเช่นเดียวกับข้อ
3 แต่เปลี่ยนจาก
[hh] เป็น [mm] แทน
5.
ที่เซลล์ E2 ให้ทำเช่นเดียวกับข้อ
3 แต่เปลี่ยนจาก
[hh] เป็น [ss] แทน
6. เมื่อทำจนครบทั้ง
3 เซลล์
(c2,d2,e2) เราก็จะได้ผลลัพธ์เป็นจำนวนชั่วโมง,
จำนวนนาที และวินาที ตามภาพด้านล่างนี้ครับ
และนี่ก็คือการนำ ฟังก์ชั่นหาผลรวม (sum) ใน
เอ็กเซล มาประยุกต์ใช้กับเวลาที่นอกเหนือจากการนำตัวเลขมาบวกกันเฉยๆครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น