การใช้งาน Microsoft Access 2019 จัดการฐานข้อมูล สร้างฟอร์ม สร้างรายงาน
ใครที่เคยใช้ Microsoft
Access ตั้งแต่เวอร์ชั่น
เก่าแก่ ก็คงจะเรียนรู้วิธีใช้งาน Microsoft
Access ในเวอร์ชั่นนี้ได้ไม่ยาก
อาจจะต่างกันเล็กน้อยแค่เรื่อง หน้าตาของ Microsoft Access เวอร์ชั่นใหม่ๆ อย่างเช่น เวอร์ชั่น 2019 นี้ จะดูสวยขึ้น เมนูต่างๆ ถูกเปลี่ยนที่เปลี่ยนทาง..แถบเครื่องมือต่างๆก็ยังถูกจัดเรียงใหม่ให้อยู่เป็นสัดส่วนกว่าเก่าที่เรียกว่าแท็บริบบ้อน
(Ribbon)
Microsoft Access เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล นำฐานข้อมูลที่มีมาสร้างเป็นฟอร์ม,สร้างรายงานต่าง
ๆนำเสนอให้ผู้ใช้งานเห็นได้อย่างสวยงาม..ไม่ต่างจากเขียนโปรแกรมฐานข้อมูลเองด้วย Visual
Basic เลย
สำหรับใครที่เพิ่งเคยเริ่มใช้งานเป็นครั้งแรก
ก็สามารถทำความเข้าใจการทำงานของ Microsoft Access ได้จากบทความนี้เช่นกัน เพราะจะอธิบายการใช้งานเบื้องต้นจนถึงการสร้างรายงานเลยทีเดียว
เริ่มต้นใช้งาน
Microsoft Access
1.
เปิด Microsoft
Access 2019 ขึ้นมา
เราจะได้หน้าจอดังภาพด้านล่างนี้...จากภาพด้านล่างนี้ เราจะเห็นว่า ที่ New
จะมีเทมเพลตให้เลือกอยู่ 3 อันคือ Blank database, Students, Asset
tracking ถ้าอยากใช้แม่แบบ(เทมเพลต)
อื่นให้คลิ้กที่ More templates… ในตัวอย่างนี้ให้เราคลิ้กที่
Blank database เพื่อเรียนรู้การสร้างตาราง
และฟิลด์ต่างๆในตารางขึ้นมาด้วยตนเอง
2.
หลังจากที่คลิ้กที่
Blank database แล้ว
ให้เราตั้งชื่อฐานข้อมูลของเราในช่อง File Name ตั้งชื่อเป็นชื่ออะไรก็ได้ที่สื่อความหมายกับงานของเรา เช่น
จะสร้างฐานข้อมูลเก็บข้อมูลนักศึกษา ก็อาจจะตั้งชื่อว่า StdentDB1 เป็นต้น จากนั้นคลิ้กที่ Create
3.
หลังจากคลิ้กที่
Create แล้ว Microsoft
Access จะสร้างตารางเปล่า
ๆชื่อ Table 1 ขึ้นมา 1
ตาราง ดังภาพด้านล่างนี้
4.
ให้คลิ้กที่แท็บ
Create แล้วคลิ้กที่ Table
Design ถ้า Microsoft
Access ขึ้นให้เซฟตารางก่อนก็กดเซฟก่อนจากนั้นก็จะเข้าสู่หน้าจอการออกแบบข้อมูลและชนิดข้อมูลต่างๆ
ในตารางนี้ ดังภาพด้านล่าง
จากภาพด้านบน
จะเห็นในตาราง Table1 จะประกอบไปด้วย
Field Name และ Data
Type
โดยที่ Field
Name คือชื่อของรายการฐานข้อมูลที่เราต้องการให้มีในตารางนี้
และ Data Type คือ
ชนิดของรายการข้อมูลว่า เป็นชนิดตัวเลข, ข้อความ, วันที่, ชนิดรูปภาพ หรือ อื่น ๆ
5.
ในตาราง
Table1 นี้
เราจะเก็บรายละเอียดข้อมูลส่วนตัวนักศึกษา โดยเก็บ 5 Field
นั่นคือ ชื่อ,นามสกุล, อายุ,สาขาวิชาที่เรียน,ค่าเทอม..ก็ให้พิมพ์
5 รายการนี้เข้าไปในช่อง
Field Name พร้อมกับกำหนดชนิดของข้อมูลให้กับ
5 ฟิลด์นี้ด้วยตามความเหมาะสม
ดังภาพด้านล่างนี้
จากภาพด้านบนเราจะเห็นว่า
ชนิดข้อมูลที่เรากำหนดให้ฟิลด์ทั้ง 5 รายการ
คือ Short Text และ Currency
Short Text คือ
ชนิดข้อมูลแบบข้อความ เก็บได้สูงสุด 255 ตัวอักษร
Currency คือ
ชนิดข้อมูลจำนวนเงิน เช่น เงินบาท, เงินไทย, สามารถนำ ฟิลด์ค่าเทอมไปคำนวณ บวก ลบ
คูณ หารได้ ซึ่งต่างจากชนิดข้อมูลแบบ Short Text ไม่สามารถนำไปบวกได้
เช่น ให้สังเกตที่
Field อายุ
เรากำหนดเป็นชนิดข้อมูลแบบ Short Text โปรแกรม
Microsoft Access จะมองว่า
ค่าตัวเลขใดๆที่ป้อนเข้ามาในฟิลด์อายุ จะไม่สามารถนำปบวกกันได้
(ผู้เขียนต้องการให้เห็นความแตกต่างๆของชนิดข้อมูลเพื่ออธิบายให้เห็นภาพชัดเจน จึงใส่ชนิดข้อมูลของฟิลด์อายุเป็น
ชนิดข้อความ (Short Text)
ซึ่งตามความจริงแล้ว ตรง Data Type มีชนิดข้อมูลมากมายให้เลือกใช้ ดังภาพด้านล่างนี้
จากภาพด้านบน
Data Type มีชนิดข้อมูลให้เลือกมากมาย
เราสามารถกำหนด ชนิดข้อมูลให้สัมพันธ์กับ Field Name ตามลักษณะงานที่เราต้องการได้เลย เช่น ฟิลด์อายุ
หากเราต้องการให้มีการบวก ลบ คูณ หารในฟิลด์นี้ได้ เราก็อาจจะกำหนดเป็นชนิด Number
ได้ อย่างนี้เป็นต้น
6.
หลังจากที่เราออกแบโครงสร้างข้อมูลใน
Table1 เรียบร้อยแล้ว
ให้เราลองป้อนข้อมูลเข้าไปในตาราง Table1 โดยให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่
Table1 ที่อยู่ด้านซ้ายมือดังภาพ
ก็จะปรากฏกล่องโต้ตอบให้ทำการบันทึกตาราง Table1 ก่อน ก็ให้เรากด Yes ดังภาพด้านล่างนี้
7.
เมื่อกด
Yes แล้วก็จะได้หน้าตาการป้อนข้อมูลลงใน
Tabel1 ดังภาพด้านล่างนี้
จากภาพด้านบน สังเกตที่ส่วนหัวของตาราง
Table1 จะมีชื่อฟิลด์ต่างๆ
แสดงชื่อกำกับเป็น ชื่อ,นามสกุล,อายุ,สาขาวิชาที่เรียน,ค่าเทอม
ซึ่งรายชื่อนี้ก็คือ Field Name นั่นเอง
โดยแต่ละฟิลด์ก็มีชนิดข้อมูลเป็นของตัวเองตามที่เราได้ออกแบบไปแล้วนั้น..ให้เราลองป้อนข้อมูลลงไปก็จะได้ข้อมูลข้างในตาราง
Table1 ตามภาพด้านล่างนี้
ต่อไป
เราจะทำการเปลี่ยนชื่อ Table1 ไปเป็นชื่อที่สื่อความหมายกว่านี้
โดยก่อนเปลี่ยนชื่อให้เรากด Ctrl+s เพื่อ Save ฐานข้อมูลและตาราง
Table1 ก่อนจากนั้น ที่มุมบนขวาให้เราปิดตารางนี้ไปก่อน
ดังภาพด้านล่างนี้
หลังจากที่คลิ้กที่กากบาท
Close ‘Table1’ แล้ว ให้เราคลิ้กขวาที่
Table1: Table แล้วคลิ้กที่ Rename
ดังภาพด้านล่างนี้
ให้พิมพ์ชื่อตารางว่า
StudentdetailTB แทนชื่อ Table1
ก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพด้านล่างนี้ครับ
การสร้างฟอร์มใน
Microsoft Access 2019
เวอร์ชั่นใหม่
ช่างเป็นอะไรที่สะดวกสบาย เพียงกดแค่คลิ้กเดียว Microsoft Access ก็สร้างฟอร์มจากข้อมูลใน ตารางให้ทันที
แถมมีปุ่มเดินหน้า ถอยหลัง เพื่อเข้าถึงแต่ละรายการมาให้เรียบร้อย ไม่ต้องเขียนโปรแกรมแม้แต่บรรทัดเดียว
วิธีทำ
ให้เราคลิ้กที่แท็บ
Create แล้วคลิ้กที่ Form..Microsoft
Access ก็จัดการสร้างฟอร์มให้เราทันทีดังภาพด้านล่างนี้
จากภาพด้านบนคือฟอร์มที่
Microsoft Access สร้างขึ้นอัติโนมัติ
ซึ่งมีแถบเข้าถึงข้อมูลในแต่ละเรคคอร์ดมาให้ด้วย หากต้องการกระโดดไปที่ ข้อมูลตัวที่สองก็กดลูกศร
Next Record และถ้าต้องการถอยหลังกลับทีละข้อมูลก็กดปุ่ม
Previous Record อย่างนี้เป็นต้น
ลองกดเล่นดูครับ ..
การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วย
Microsoft Access 2019
การสร้างรายงาน
ทำได้ง่ายๆ คล้ายๆวิธีของการสร้างฟอร์มครับ..
ให้เราคลิ้กที่แท็บ
Create แล้วคลิ้กที่ Report..Microsoft
Access ก็จัดการสร้างรายงานให้เราทันทีดังภาพด้านล่างนี้
เราสามารถดูมุมมองของรายงานในมุมมองต่างๆได้
เช่นต้องการดูในมุมมอง Print preview ก็ให้คลิ้กที่
Print Preview ตามภาพด้านล่างนี้
เช่นเดียวกัน เราสามารถดู ฟอร์มในมุมมองอื่นๆได้ เช่น มุมมอง Form view ดังภาพด้านล่างนี้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น